فاکتور رسمی، سندی معتبر برای ثبت معاملات مالی و مستندسازی تراکنش‌های تجاری است که طبق قوانین مالیاتی کشور باید توسط فروشنده و خریدار در سامانه مؤدیان ثبت شود. این نوع فاکتور، بر اساس ضوابط مشخص وزارت اقتصاد تهیه می‌شود و نقش کلیدی در فرآیند رسیدگی‌های مالیاتی دارد.
در این مقاله قصد داریم به زبان ساده تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی، شرایط صدور فاکتور معتبر، نحوه چاپ، اجزای تشکیل‌دهنده، انواع صورتحساب‌های الکترونیکی و دانلود نمونه فاکتور رسمی را بررسی کنیم تا پس از خرید نرم افزار سپیدار یا سایر نرم افزارها راحتتر بتوانید با آنها کار کنید.
فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور غیررسمی دارد؟
فاکتور رسمی به سندی گفته می‌شود که اطلاعات فروشنده، خریدار، شرح خدمات یا کالا، مبالغ، مالیات و مهر و امضا در آن مطابق با فرمت مورد تأیید اداره مالیات درج شده باشد. این فاکتور تنها نوعی است که برای رسیدگی‌های مالیاتی اعتبار دارد.
در مقابل، فاکتور غیررسمی معمولاً برای اطلاع‌رسانی داخلی یا استفاده شخصی صادر می‌شود و الزامات قانونی را ندارد؛ بنابراین نمی‌توان از آن به عنوان مدرک رسمی در سازمان امور مالیاتی استفاده کرد.
الزام استفاده از فاکتور رسمی در معاملات
برخلاف تصور رایج، صدور فاکتور رسمی تنها مختص شرکت‌های بزرگ نیست. هر کسب‌و‌کاری که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده باشد (اعم از کوچک یا بزرگ)، موظف به صدور فاکتور رسمی برای هر فروش یا ارائه خدمات است.
توجه داشته باشید که فاکتور رسمی فقط برای کالا نیست؛ خدمات نیز مشمول صدور این نوع صورتحساب هستند. در صورت عدم صدور یا استفاده از فاکتورهای غیرمعتبر، جرایم مالیاتی سنگینی در انتظار مؤدی خواهد بود.
مراحل صدور فاکتور رسمی
امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری، فرآیند صدور فاکتور رسمی ساده‌تر از گذشته شده است. با ثبت اطلاعات ضروری در سیستم حسابداری و رعایت فرمت استاندارد، می‌توان به‌راحتی فاکتور را صادر و برای سامانه مؤدیان ارسال کرد.
مهم‌ترین اطلاعات مورد نیاز عبارتند از:
- مشخصات کامل فروشنده و خریدار (شامل کد اقتصادی، شناسه ملی، آدرس، تلفن و...)
- شماره سریال فاکتور (چاپ قرمز رنگ با فرمت مشخص)
- شرح دقیق کالا یا خدمات
- مبلغ، تخفیف‌ها، مالیات و عوارض ارزش افزوده
- مهر و امضای فروشنده
توجه داشته باشید که با اجرای قانون سامانه مؤدیان از سال ۱۴۰۱، فاکتورهای رسمی باید ظرف حداکثر ۷ روز کاری از طریق سیستم‌های الکترونیکی ثبت و ارسال شوند.
انواع صورتحساب الکترونیکی
صورتحساب‌های الکترونیکی به سه دسته کلی تقسیم می‌شوند:
صورتحساب نوع اول
حاوی کلیه اطلاعات خریدار، فروشنده، شرح معامله و نحوه تسویه است و اعتبار مالیاتی دارد.
صورتحساب نوع دوم
اطلاعات فروشنده و مشخصات کالا یا خدمات در آن ذکر شده، اما فاقد اطلاعات خریدار است. این نوع صورتحساب اعتبار مالیاتی ندارد.
صورتحساب نوع سوم
در واقع رسید پرداختی است که توسط دستگاه پوز یا درگاه اینترنتی صادر می‌شود و تنها شامل نام فروشنده است.
فاکتور رسمی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
برای آنکه یک فاکتور از دید اداره مالیات معتبر تلقی شود، باید شرایط زیر را داشته باشد:
- شماره سریال فاکتور با چاپ خاص و غیرقابل جعل (افست، ملخی یا برجسته با رنگ قرمز)
- اطلاعات طرفین معامله شامل شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت، آدرس و شماره تماس
- شرح کامل کالا یا خدمات به همراه میزان تخفیف، مالیات و عوارض مشخص شده
- امضاء و مهر رسمی شرکت
- عدم وجود خط‌خوردگی یا اصلاح دستی در فاکتور
فرمت و نحوه چاپ فاکتور رسمی
برای چاپ فاکتور رسمی استاندارد معمولاً از کاغذهای A4 یا A5 استفاده می‌شود. بسته به نیاز، فاکتورها می‌توانند تک‌برگی یا چندبرگی (دو یا سه نسخه) باشند. چاپ اطلاعات باید خوانا، واضح و با رعایت قواعد فرمتی مورد تأیید باشد.
چه کسانی باید فاکتور رسمی صادر کنند؟
تمام اشخاص حقوقی و حقیقی که مشمول پرداخت مالیات ارزش افزوده هستند، موظف‌اند برای هر فروش کالا یا ارائه خدمات فاکتور رسمی صادر کنند و اطلاعات آن را در سامانه مؤدیان ثبت نمایند. این الزام بدون توجه به مبلغ معامله یا نوع خریدار برقرار است.
جمع‌بندی
صدور فاکتور رسمی یکی از الزامات قانونی و ضروری برای تمامی کسب‌وکارهای ثبت‌شده در ایران است. رعایت استانداردهای مورد تایید وزارت امور اقتصاد و دارایی نه‌تنها باعث شفافیت مالی می‌شود، بلکه از بروز مشکلات قانونی نیز جلوگیری می‌کند. برای اینکه در فرآیند مالیاتی به مشکل برنخورید، استفاده از فاکتور رسمی را جدی بگیرید.
